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Se você lida com a gestão de um supermercado há um tempo, sabe que toda venda precisa ser acompanhada por uma nota fiscal. Até pouco mais de 10 anos, a emissão dessas notas era exclusivamente manual e gerava problemas graves e recorrentes para muitos supermercados. 

Não à toa, a mesma está passando por uma substituição gradual pela nota fiscal eletrônica desde 2005, e já é obrigatório para muitos negócios desde 2010. Apesar disso, a verdade é que muitos negócios ainda insistem em fazer a emissão manual de notas fiscais e podem estar perdendo tempo e dinheiro com isso. 

Quer descobrir por que as notas fiscais manuais podem prejudicar o seu supermercado? Então, continue lendo! 

O que é uma nota fiscal? 

Toda venda de produto ou serviço, inclusive em um supermercado, precisa ser acompanhada por uma nota fiscal. Esse é um documento oficial que comprova a venda e é entregue também para o cliente, ao mesmo tempo em que uma cópia é armazenada pelo estabelecimento para garantir um controle fiscal. 

Como já dissemos, até poucos anos atrás, todo esse processo era feito manualmente através de talões, que precisavam ser preenchidos à mão pelos operadores de caixa do estabelecimento e mantido em cópia em um arquivo no estabelecimento. 

Desde 2005, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de alguns estados brasileiros começaram a implementar um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. De lá para cá, a emissão de nota fiscal eletrônica já se tornou obrigatória na maioria dos estados, e a tendência é que se torne completamente obrigatória em todo o Brasil e para todos os negócios. 

Mas, afinal, é mesmo necessário parar de emitir notas fiscais manuais? Continue lendo este artigo e descubra!

Por que você deve parar de emitir notas fiscais manuais agora mesmo? 

Existem muitos motivos que justificam a substituição da nota fiscal manual pela eletrônica. Porém, o primeiro e principal é que as notas fiscais eletrônicas já são obrigatórias para empresas que são contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS), ou ainda do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). 

Negócios que contribuem para um dos ou ambos impostos, precisam realizar toda a comprovação de venda através das notas fiscais eletrônicas. Mas a verdade é que mesmo os negócios que ainda não são obrigados a substituir as notas fiscais manuais pela eletrônica, deveriam fazê-lo o quanto antes, principalmente porque a obrigatoriedade logo chegará para todos os negócios. 

Além disso, a nota fiscal eletrônica é muito mais prática e garante facilidades únicas, tornando até mesmo a gestão financeira um processo menos complicado. No próximo tópico, confira as principais vantagens do uso das notas fiscais eletrônicas.

Quais as vantagens das notas fiscais eletrônicas? 

As notas fiscais eletrônicas substituem completamente as manuais e podem ser emitidas em poucos minutos em um sistema administrado pela SEFAZ da sua região. Quando integrados à sistemas de gestão ERP para supermercados, as vantagens podem ser ainda maiores. 

Facilita a gestão financeira 

A principal vantagem das notas fiscais eletrônicas é que todo o processo de gestão financeira do supermercado se torna muito mais prático. As notas fiscais manuais exigiam a contabilização de cada nota no fim do dia, para que tudo fosse colocado no livro de contabilidade da empresa. 

O problema é que frequentemente há erro humano tanto na emissão da própria nota fiscal manual, quanto também na contabilização da mesma. O resultado disso pode ser uma conta de fluxo de caixa que nunca fecha, gerando até prejuízos financeiros. 

Rapidez e praticidade na emissão

A emissão de uma nota fiscal manual exigia o preenchimento minucioso e completo sobre os produtos e valores de cada um deles. Com a nota fiscal eletrônica, esse processo se tornou muito mais rápido, dando mais eficiência para os operadores de caixa. 

Facilidade no arquivamento das notas 

Uma das principais dificuldades de supermercados é o armazenamento de documentos fiscais. Precisar armazenar todas as notas fiscais manuais pode virar um problema grave, principalmente se elas não forem armazenadas no ambiente correto e acabarem deteriorando com o tempo.

A vantagem das notas fiscais eletrônicas é que todo o armazenamento também é eletrônico. Todo o controle de notas pode ser feito de forma digital, facilitando o acesso. 

Comunicação automática com o contador e a SEFAZ 

Além disso, o acesso às notas fiscais eletrônicas por parte do contador também é automático, facilitando a comunicação. Cada nota fiscal emitida também é enviada automaticamente para a SEFAZ. 

O que você achou dessas dicas? Está pronto para substituir as notas fiscais manuais e aumentar a eficiência do seu supermercado? Se você gostou, aproveite para acompanhar nosso blog e ter acesso a muito mais dicas de gestão e lucratividade para supermercados!