Tão importante quanto qualquer outro processo dentro do supermercado, o fechamento de caixa determina o sucesso do negócio. E não à toa, afinal, a partir do momento que há falhas na gestão, o mercado pode perder muito dinheiro ou até mesmo perder o controle daquilo que está saindo e do que está entrando.
Determinar alguns procedimentos simples e colocá-los na rotina do seu negócio pode ser crucial para evitar esses problemas. Além de garantir eficiência, os processos proporcionam produtividade e aumentam as chances do supermercado de proteger-se de questões graves, como pequenos furtos ao valor do caixa, por exemplo.
Quer descobrir como transformar completamente a eficiência do seu supermercado? Nos acompanhe neste artigo e confira tudo o que você precisa saber sobre fechamento de caixa!
Fazer a gestão de um supermercado nem sempre é fácil, principalmente porque existem diversos caixas e operadores que se revezam na atividade durante um dia. Porém, uma maneira de manter o controle e evitar qualquer problema é através da elaboração de uma rotina de fechamento de caixa eficiente.
Nesse caso, primeiro é importante lembrar que parte do processo é realizado pelo próprio operador de caixa quando finaliza seu expediente. Mas para garantir a segurança do fechamento, é crucial que tudo seja acompanhado por um profissional de confiança ou um por um sistema de software, garantindo o mínimo de erros possível.
Abaixo, confira alguns dos passos mais importantes no fechamento de um caixa!
Alguns erros são provocados simplesmente porque o operador não realizou a abertura do caixa de forma correta. Antes de começar a atender os clientes, o operador deve contabilizar todo valor que já está presente no caixa, inclusive contando cédulas e moedas.
Esse valor vai ser o que ele tem de disponível para o troco dos clientes, principalmente nesse início de expediente. Tudo deve ser anotado e fazer parte da conta quando o caixa for fechado.
Outro processo fundamental, mas que nem sempre é feito de forma correta, é o registro de todas as movimentações do caixa. Sem isso, é muito fácil perder o controle do que foi ou não vendido, e até mesmo dos valores que saíram do caixa para alguma compra ou imprevisto do próprio negócio.
Aqui, é importante que o operador reserve todos os comprovantes de compra, seja de compras realizadas em dinheiro ou em cartão. Além disso, a contabilidade do supermercado também precisa separar as compras que foram feitas no débito e no crédito, e também separar compras feitas com cheques.
Não basta apenas registrar o que entrou e saiu do caixa, também é importante calcular todos esses valores, mantendo uma documentação clara que aponte a soma desse cálculo e também a pessoa responsável por realizar esse processo no dia. Acredite, isso evita confusão, principalmente a longo prazo.
Aqui, vale a regra de sempre: é importante que tudo seja colocado na conta. Ou seja, se houve uma sangria no meio do expediente, precisa estar contabilizado aqui. Se algum funcionário precisou comprar algo em nome do mercado, também é necessário que ele traga o recibo e esse valor seja contabilizado.
Quando mal realizado, esse processo pode resultar em cálculos que simplesmente não batem, faltando ou até sobrando dinheiro no fechamento do caixa. Isso pode significar vários problemas que, mesmo quando pequenos, trazem consequências e perdas grandes a longo prazo, como o passe do troco errado (a mais ou a menos), ou falta de registro de alguma atividade financeira no caixa durante o dia.
Uma boa prática, e que também garante muito mais eficiência e controle sobre a vida financeira do supermercado, é incluir no fechamento um processo de preparo do caixa para o dia seguinte. Nesse caso, o valor deixado no caixa para servir de troco no início do expediente seguinte também deve ser registrado.
Dessa forma, as fases do processo de fechamento de caixa se conectam, evitando erros de um ou mais funcionários envolvidos nos procedimentos.
Quando todos os processos anteriores são registrados por funcionários, o risco de erros aumenta significativamente. E aí nasce o problema: se você simplesmente não consegue manter o controle das finanças do estabelecimento, as chances de ocorrer furtos e qualquer outro problema são grandes.
Uma maneira de registrar todas as movimentações do caixa de forma eficiente é investir nos softwares integrados de gestão, ou ERP. O sistema pode facilitar o repasse de troco, evitando erros de cálculo do operador, por exemplo, e manter registrado todos os tipos de entradas e saídas do caixa.
Também se torna muito mais prático registrar os tipos de compra, separando de forma automática as compras com cartão de crédito e débito, por exemplo. Além de garantir eficiência dos próprios funcionários, o sistema evita erros e mantém todos os registros de fácil acesso para você.
E então, está pronto para aplicar todas essas dicas no fechamento de caixa de seu supermercado? Se você gostou e quer ainda mais informações para a gestão de seu negócio, aproveite para ler também nosso artigo com dicas sobre sobre gestão financeira para supermercados!
